Firma electronica significara un gran beneficio para usuaios del sistema
La firma electrónica es un requisito fundamental para validar la identidad de la persona que está solicitando la tramitación de los documentos, esto implica mayor seguridad en el sistema.
Con la implementación del Servicio de Visación Electrónica (SVE) en el sistema franco, la tramitación de documentos aduaneros se hará mucho más expedita para los usuarios de Zofri S.A. debido a que todo el proceso será electrónicamente.
Uno de los nuevos componentes que tiene este sistema, que será de vital importancia para el correcto funcionamiento del SVE, es la existencia de la firma electrónica, que en su categoría de “avanzada” ofrecerá un mayor nivel de seguridad para realizar los respectivos trámites que se necesitan.
La firma electrónica es muy parecida en función, a lo que es el carnet de identidad, es personal, o sea, no es de una empresa, pertenece a una persona, en este caso a la autorizada por el Servicio nacional de Aduanas para firmar documentos.
Mauricio Cámara, jefe de Proyecto de coexistencia y Coordinador técnico, explica que la incorporación de la firma electrónica en el SVE, nace de la necesidad de darle importancia a la tramitación que se hace en el sistema, versus a lo que se ve reflejado en papel. Hoy día desde el punto de vista del SVR, todo lo que está en papel es lo que vale legalmente, como por ejemplo, cuando existen demandas por parte de Aduanas contra los usuarios por temas de mercaderías.
Es importante señalar que en el sistema de SVR también se tramitan documentos de forma electrónica, pero para Aduanas tiene más validez lo que está escrito en papel, con la incorporación de la firma electrónica se pretende cambiar esta situación.
Cómo funciona
La ley de tramitación electrónica de documentos indica que para que una tramitación digital, tenga una validez legal, esta debe ser suscrita mediante firma electrónica. Una vez suscrito adquiere la misma figura legal de cuando se firma un papel. En este caso (electrónico) el usuario lo debe realizar con un Token, el cual es un artefacto parecido a un pendrive que contiene la firma electrónica que se plasma en el documento que se trasmite digitalmente.
Existen 2 tipos de firmas electrónicas; la simple, que en la práctica es como un archivo plano, con una cadena de caracteres que se usa para encriptar la información que se está firmando, cosa de que si se valida algo con la firma electrónica simple, se forma una nueva codificación para el documento completo, de tal manera que si se modifica cualquier parte del documento, automáticamente la firma que se plasmó se inválida. Eso hace que el documento a tramitar sea inmodificable.
La otra, es la firma electrónica avanzada, su característica es que esta cadena de caracteres (firma) no se guarda en cualquier lugar o archivo, solamente puede estar contenida en el Token y es personal.
Cada empresa usuaria debe tener a una persona autorizada para firmar documentos, porque la firma electrónica identifica a particulares, no a la empresa, entonces no es esta la que compra una firma electrónica, sino una persona la que lo hace, y es la empresa la que autoriza a esa persona para firmar en su nombre.
Eso sí, es aduana la que finalmente autoriza de que esa persona designada por la empresa efectivamente pueda firmar, existen varios niveles de autorización.
Zofri no es proveedor del Token, sino que es el proveedor del sistema para tramitar documentos, los usuarios son los que tienen que comprar la firma electrónica, lo que hizo Zofri S.A. fue contactar a todos los organismos certificadores y comprarles firmas, para asegurarse que el SVE va a aceptar que el usuario pueda comprar firmas en cualquier otro organismo y usarla en el sistema y se le permita.
Según Cámara, los documentos tratados en el SVE, tienen la calidad de instrumento público porque son documentos finalmente aprobados por Aduanas, por eso es necesario que el usuario compre su Token y que sea intransferible.
Además el hecho de que el documento contenga firma electrónica, es un requisito imprescindible para que el documento se tramite correctamente en el sistema, es por eso que la firma electrónica se valida en dos niveles, el primero es que la persona que representa, este efectivamente autorizada por Aduanas y por ende autorizada por la empresa usuaria. Y el segundo nivel, el más legal, es que la firma electrónica esté vigente al momento de la firma y sea una firma válida, ya que se vence después de una fecha, así como el carnet de identidad, el Token también se vence y hay que renovarlo.